¿Qué hace que un proyecto cultural sea irresistible para una convocatoria?

Una conversación con Diana Cárdenas y Claudia Patricia Rodríguez

En el sector cultural las convocatorias suelen generar muchas preguntas. Formularios extensos, términos técnicos y plazos ajustados pueden hacer que presentar un proyecto parezca un proceso complejo. Sin embargo, entender cómo funcionan estos procesos puede marcar una gran diferencia al momento de aplicar.

En esta edición de El Camello del Arte conversamos con Diana Cárdenas, museóloga, gestora cultural e investigadora; y Claudia Patricia Rodríguez, investigadora y consultora en turismo y patrimonio. A partir de su experiencia como juradas y formuladoras de proyectos, compartieron algunas claves para entender mejor cómo funcionan las convocatorias culturales.

A lo largo de la conversación surgieron algunas claves útiles para pensar la formulación de proyectos culturales. Te las compartimos para que tus próximas aplicaciones tengan más probabilidades de resultar exitosas.  

Lee con atención las bases de la convocatoria:
Esto puede parecer obvio, pero es el paso al que menos tiempo se le dedica. Los términos de referencia pueden ser extensos, pero allí está toda la información sobre quién puede participar, qué tipo de proyectos se buscan y cuáles son los criterios de evaluación.

Nuestras panelistas coincidieron en que muchas propuestas quedan por fuera no por falta de calidad, sino porque no responden realmente a lo que la convocatoria está pidiendo. En la práctica, esto se traduce en proyectos que no cumplen con el perfil del participante, ideas que no dialogan con los objetivos o propuestas que parecen pensadas para otra convocatoria.

Ser realista con el alcance del proyecto:
A veces se siente que, para competir, hay que proponer proyectos grandes o ambiciosos. Sin embargo, no siempre es necesario. Muchas veces es más sólido desarrollar pocas acciones, pero bien pensadas y posibles de realizar dentro del tiempo y el presupuesto disponible.

En lugar de plantear acciones en varias ciudades, puede ser más efectivo desarrollar un proceso en un solo territorio, con mayor profundidad. Aquí es donde muchos proyectos fallan pues hay una distancia muy grande entre lo que proponen y lo que realmente pueden sostener.

Pensar proyectos que puedan adaptarse:
Un proyecto bien planteado puede ajustarse a distintos contextos, territorios o convocatorias. Más que empezar desde cero cada vez que aparece una oportunidad, es más estratégico trabajar sobre una misma idea y adaptarla sin perder lo que la hace especial. 

De hecho, nuestras invitadas coincidieron en que un buen proyecto puede funcionar para distintas convocatorias, siempre que se sepa ajustar el enfoque, escala o énfasis según cada caso. Esto implica tomar decisiones, ¿qué parte del proyecto es esencial y qué puede cambiar según el contexto o parámetros de la convocatoria? 

Explicar la idea con claridad:
Las ideas pueden ser complejas, pero cuando se presentan a una convocatoria es importante explicarlas de forma sencilla. Un buen ejercicio es pedirle a alguien que no conozca el proyecto que lo lea: si no lo entiende, es una señal clara de que algo hay que ajustar. La claridad no significa simplificar la idea, sino hacerla comprensible para otros.

Hoy es común hacer estos procesos de revisión con Inteligencia Artificial, así que también conversamos sobre sus usos para la formulación de proyectos, pues, en efecto, hay diversas herramientas que pueden ser útiles para revisar la redacción, resumir el proyecto con el fin de llegar a un número de caracteres solicitado o identificar partes confusas. La IA debe utilizarse como apoyo y no como reemplazo pues no es estratégico delegar la voz, el estilo propio y la esencia del proyecto; así como tampoco es ideal confiarle la parte más importante a la hora de crear: la lluvia de ideas, pues la IA suele caer en lugares comunes y repetitivos.  

Además también surgieron cuestionamientos sobre los problemas éticos que surgen por el mal uso de estas herramientas. Nuestras invitadas mencionaron que como jurados ya se han tenido que enfrentar a casos donde han visto mal aplicado el uso de la IA afectando así la elección de los proyectos. Así que la invitación es usar estas herramientas con criterio y transparencia. 

Dejar reposar el proyecto antes de enviarlo:
Escribir, revisar y volver a leer el documento con distancia permite detectar errores o partes que no quedaron claras. Para que esto sea posible, es importante trabajar con anticipación y no dejar todo para el último momento.

En la práctica, esto marca una gran diferencia: tener tiempo permite hacer varias versiones del proyecto, compartirlo con otras personas y mejorar significativamente su calidad antes de enviarlo.

Tomar la retroalimentación como parte del proceso:
Si un proyecto no es seleccionado, no significa que la idea sea mala. De hecho, las panelistas insistían en que este es un proceso de insistencia y ajuste constante.

En algunos casos, los jurados ofrecen retroalimentación que puede ser muy valiosa para fortalecer la propuesta. Escuchar estos comentarios, así como compartir el proyecto con otras personas, permite identificar qué se puede mejorar y volver a intentarlo con más claridad. La retroalimentación es parte del proceso.

Construir alianzas y demostrar la capacidad de gestión:
Las propuestas se fortalecen cuando muestran aliados que elevan la calidad del proyecto. Contar con el respaldo de un espacio cultural, una organización aliada o una red de colaboradores puede ampliar su alcance, facilitar su implementación y darle mayor solidez frente al jurado.

Ningún proyecto se hace en solitario. Pensar en quiénes lo harán posible es tan importante como la idea misma. Contar con un equipo que aporte diferentes tipos de conocimiento (gestión administrativa, contabilidad o comunicaciones) permite distribuir responsabilidades y hace que el proyecto sea más viable.

En resumen, ¿qué hay que tener en cuenta al aplicar a convocatorias?

1. 1. Leer bien cada convocatoria antes de aplicar.
   2. Pensar proyectos claros y posibles de realizar., y evitar hacer proyectos para las convocatorias sino tener proyectos que se adapten a ellas.
   3. Demostrar con coherencia cómo se gestionará el proyecto (recursos, aliados y tiempos).
   4. Revisar los proyectos, escuchar otras miradas y seguir intentando si no fue aprobado.

Y en especial tener presente que las fórmulas no existen a la hora de diseñar un proyecto, así que no hay que buscar la receta mágica. Lo que en realidad te puede servir para hacerlo mejor e incrementar tus posibilidades es entrenar tus habilidades estratégicas, así como tu paciencia y tranquilidad; pues para recibir una respuesta positiva seguro tendrás que atravesar muchas negativas, y eso es parte de hacer un proyecto a través de esta y otras vías de financiación. 

Por último, recuerda que las convocatorias no son la única posibilidad que existe para hacer realidad un proyecto. Así que si has intentado muchas veces y no resulta por el camino de las becas y estímulos, ¿qué tal si piensas en otra opción? Activa tu creatividad y piensa nuevos modelos de financiación, pues recuerda que hay cientos de propuestas maravillosas, como la tuya, y no todas podrán ser premiadas pero merecen ser realizadas. 

Esta conversación hace parte de nuestra franja El Camello del Arte, un espacio mensual gratuito donde podrás aprender y compartir alrededor de temas relacionados con la gestión, creación y el reto de construir un ecosistema cultural justo y sostenible. 

Redactado por Luisa Silva

Editado por Camila Soriano